Was ist Outsourcing? Ein einfaches Konzept zum Starten

Outsourcing ist durch die Online-Welt für Start-ups und Unternehmen zu einem wertvollen Hilfsmittel geworden, um Dienstleistungen günstig einzukaufen.

Mit Outsourcing bezeichnet man das Auslagern von Tätigkeiten in einem wiederkehrenden Prozess an eine externe Instanz. Durch die Ausgliederung einzelner Arbeitsschritte können in einem Unternehmen Kosten eingespart werden und das Wachstum gefördert werden.

Ich setze nun seit über 5 Jahren Outsourcing ein und gebe dir in diesem Artikel eine Hilfestellung für einen einfachen Einstieg. Ich zeige dir, wie du einen überschaubaren Outsourcing Prozess aufsetzt und diesen nachhaltig gestaltest.

Welche Outsourcing-Möglichkeiten gibt es?

Um digitale Tätigkeiten outzusourcen, beauftragt man einzelne Freelancer oder ganze Outsourcing Agenturen, welche ihren Sitz meist im Ausland haben. Durch die jeweils lokalen Marktverhältnisse im Partnerland können zum Beispiel günstigere Preise als in Deutschland vereinbart werden.

Folgende Möglichkeiten gibt es, um Outsourcing zu betreiben:

• Freelancer Direkt-Kontakte:
  Wenn du Freelancer direkt buchst und deine Aufgaben an ihn abgibst, hast du die niedrigsten Kosten. Du bezahlst keine Agentur oder Plattformgebühr, ihr müsst euch nur auf ein Zahlungsmittel einigen, was sich in Zusammenarbeit mit vielen Ländern etwas schwierig gestalten kann. Der Aufwand und die Einarbeitung sind hierbei etwas höher, es kann sich aber lohnen.
• Freelancer über Online-Plattformen (Mein Tipp):
  Einzelne Freelancer können auch über Online-Plattformen gebucht werden, wie zum Beispiel Fiverr.com, Upwork.com, LinkedIn.com oder Onlinejobs.ph. Auf diesen Handels- und Jobbörsen kann man gezielt nach spezifischen Kenntnissen von Freelancern suchen und diese direkt beauftragen.
  Diese Option ist meiner Meinung nach die beste und einfachste.
  Du hast eine Kommunikationsplattform, du hast ein festes Briefing mit Abgabepflicht und auch das Payment ist einfach abzuwickeln. Der einzige Nachteil ist die Plattformgebühr, da diese an jedem Auftrag mitverdient. Dennoch empfehle ich dir diese Option zu 100 % weiter, da man damit nachhaltige und profitable Systeme aufsetzen kann.
• Outsourcing Agenturen:
  Für größere Unternehmen, macht eine Outsourcing-Agentur oft Sinn, welche größer aufgestellt ist und verschiedene Rollen anbietet. So gibt es meist einen Hauptansprechpartner, welcher für die Umsetzung der Aufträge durch die Mitarbeiter in seinem Land sorgt und bei Bedarf hochskalieren kann. Der Vorteil ist hier also die Erschaffung eines langfristigen Prozesses mit Mittelsmann, der Nachteil sind natürlich die höheren Kosten, da man die Freelancer nicht direkt bezahlt, sondern die ganze Agentur.

So geht’s:

Outsourcing Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Um Outsourcing anzuwenden, sollte man einen klaren Prozess definieren und dann gezielt Freelancer für einzelne Tätigkeiten einspannen. Es ist essenziell, gute Freelancer zu finden, welche preiswert sind und dauerhaft beschäftigt werden können.

Für die Umsetzung benötigst du einen Fiverr Outsourcing Account.
Outsourcing Account hier erstellen

Los geht’s mit Schritt 1:

1. Ermittle die Tätigkeiten in deiner Unternehmung, die outsourcebar sind:

Um die Tätigkeiten von dir oder in deinem Unternehmen als outsourcebar zu identifizieren, prüfe, welche Ausführungen sich regelmäßig wiederholen und abgegeben werden könnten. Dies sind in der Regel einfache, aber zeitaufwendige Arbeiten, wie das Schreiben von Texten oder das Erstellen von Grafiken.

Notiere dir einfach mal, wer wofür wie lange braucht, und ob sich das überhaupt lohnt. Wenn du eine Tätigkeit komplett outsourcen kannst, können die betroffenen Personen ihre Zeit anderweitig sinnvoll einsetzen.

Stelle dir hierzu 3 Fragen:

• Welche Tätigkeiten gibt es alles? Mache dir eine Liste, welche Arbeitsschritte es auf welchen Ebenen gibt und notiere sie einfach mal heruntergebrochen
• Was dauert wie lange? Identifiziere die Arbeitszeit von dir selbst oder deiner Mitarbeiter
• Was kannst du oder der Mitarbeiter am besten? Oder auch besser gefragt, welche deiner Tätigkeiten führt zum meisten Umsatz? Kannst du durch gezieltes Outsourcing eventuell mehr Zeit für diese Tätigkeit freimachen?

2. Wähle davon die Tätigkeiten, die sich am meisten fürs Outsourcing lohnen:

Wähle für den Start des Outsourcings ein überschaubares und leicht zu definierendes Tätigkeitsfeld, welches regelmäßig viel Zeit in Anspruch nimmt.

Die Grundlagen für eine maximal vorteilhaft outzusourcende Tätigkeit sind folgende Eigenschaften:

• einfach
• wiederkehrend
• kontrollierbar
• überschaubar
• digital

Ich nehme hierfür fortlaufend ein Anwendungsbeispiel im Grafikbereich:
Für eine Bannerwerbung erstellt ein Unternehmen etwa eine Teaser-Grafik, um die Aktion des Monats zu bewerben. Den Teaser für alle möglichen Webgrößen nun zu vervielfältigen in viele dutzend Bannergrößen dauert im Unternehmen selbst zum Beispiel 20 Stunden und erzeugt einen großen Kostenfaktor. Diese Tätigkeit der Reproduktion kann man nun monatlich an einen Grafiker geben, der es günstig übernimmt. Eine absolute Win-win-Situation.

3. Berechne den Vorteil, der durch das Outsourcing entstehen kann:

Berechne, was die Arbeit bei dir im Unternehmen kostet, und schätze die Zeit, die intern dafür benötigt wird. So kannst du die durchschnittlichen Mitarbeiterkosten für bestimmte Tätigkeiten ermitteln. Wenn es nur um dich geht, spielt der Faktor Zeit also die größte Rolle.

Vergleiche nun folgendes:
Was kostet die outgesourcte Dienstleistung und wie hoch ist der Eigenaufwand. Hier kommen die Einrichtung hinzu, die Übergabe, das Schreiben von Briefings und die dauerhafte Abnahme und der QA-Prozess.
Zum Beispiel könntest du hierbei so rangehen:

Setzt du einen Fiverr Freelancer ein und erreichst es, dass dieser die gleiche Tätigkeit für 60 Euro ausführt und bei dir selbst oder im Unternehmen werden für das Briefing und die Abnahme ca. 2 Stunden gebraucht, steigerst du deinen Profit von 200 Euro auf locker 500 Euro. Und zusätzlich hast du auch noch 18 Stunden Zeit gewonnen – wie genial ist das denn bitte?

Tipp: Ab wann dein Outsourcing Prozess „Break-even“ erreicht, also inklusive aller Ausgaben profitabel ist, ist jeweils individuell. In der Regel dauert es ca. 2-3 Monate. Hierzu habe ich mehr Informationen bereitgestellt in meinem Artikel über Fiverr als Outsourcing Plattform.

4. Erstelle dir einen Outsourcing-Freelancer-Account:

Um auf Fiverr Gigs einkaufen zu können, Listen erstellen zu können und Freelancer zu vergleichen, benötigst du einen entsprechenden Account, diesen kannst du dir über folgenden Link kostenlos anlegen.

5. Suche nach Freelancern und erstelle eine Liste:

Nun gilt es für dein ausgewähltes Thema fähige Leute zu finden.
Gib oben in die Suchleiste eine Dienstleistung deiner Wahl ein, wie zum Beispiel „Banner Design“.

Gehe hierbei am besten wie folgt vor:
Lege dir für jede Tätigkeit eine Fiverr Liste an, diese findest du oben rechts unter „Lists“.

Gigs von Freelancern kannst du mit einem Herz versehen und in die Liste packen.

6. Kontaktiere von diesen Freelancern die besten persönlich:

Wähle im nächsten Schritt von diesen Freelancern 3-4 aus und schreib ihnen eine unverbindliche Nachricht, indem du auf „Contact Seller“ klickst.

Frag einfach an, ob sie verfügbar sind und sag, dass du einen Auftrag im Bereich XY hättest.

Davon antworten dann direkt 2 oder 3 Freelancer.

7. Gebe nun Testaufträge in Arbeit:

Starte mit dem ersten Freelancer, welchen du für talentiert hältst und sende ihm ein sauberes Briefing. Wähle außerdem zwei weitere, denen du genau den gleichen Auftrag oder etwas Vergleichbares sendest.

So schickst du schonmal 3 Kandidaten ins Rennen – wer wird am besten performen?

8. Mache den Prozess durch und prüfe, wer sich am besten eignet:

Bei Fiverr erhält man innerhalb von nur wenigen Tagen ein fertiges Ergebnis, da der Freelancer an (d)eine Deadline gebunden wird. Du wirst nun alle 3 Endergebnisse zugesandt bekommen, sofern sich keiner verspätet.

Nun hast du die perfekte Grundlage, um die Freelancer zu vergleichen!

Stelle dir folgende Fragen:
• Welches Endergebnis ist definitiv am besten?
• Wer war am zuverlässigsten?
• Wer hat am besten kommuniziert?
• Wer wirkt taff, wer wirkt, als würde er nichts verstehen?
• Wer hat sich am meisten bemüht?
• Mit wem „vibet“ es am besten?
• Wer war am schnellsten?
• Welches abgegebene Dateiformat stellt den Einsatz sicher?

Wenn du dies identifiziert hast, ist der Tag der Wahrheit gekommen:
Ist einer der Freelancer bereits ein Kandidat, um ihn längerfristig einzubinden? Wenn ja, dann herzlichen Glückwunsch von meiner Seite, du hast den Hauptschritt bereits gemacht! 🙂

9. Erörtere die langfristige Verfügbarkeit der Freelancer:

Frage die Person vorsichtig an, ob sie denn Interesse an weiteren Aufgaben hätte. Wenn der Freelancer motiviert ist und Zeit, sowie Lust hat, steht einer längerfristigen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege.

10. Setze ein Projektmanagement-Tool ein:

Wenn du nur 1 oder 2 Freelancer eingestellt hast, kannst du alles recht frei managen. Hierfür reicht oft eine Excel-Tabelle.
Wenn du es aber noch sauberer angehen willst und hochskalieren möchtest, lege ich dir ein Projekt-Management-Tool ans Herz.
Dies macht deine Prozesse noch sauberer und gibt dir die Möglichkeit leichter zu skalieren.

Hierfür ist Fiverr Workspace perfekt:
Erstelle dir hier einen kostenlosen Account für Fiverr Workspace

Fiverr Workspace ist das perfekte Werkzeug, um Fiverr als Outsourcing-Plattform zu verwenden. Du erhältst die Möglichkeit Projekte anzulegen, Verträge, Subscriptions und auch Rechnungen anzulegen und so erfolgreich Prozesse zu planen.

Fiverr Workspace für das maximal perfekte Outsourcing:
Das geniale ist, dass es natürlich einwandfrei mit der Plattform Fiverr synergiert und so kannst du die Freelancer dort direkt einbinden.
Fiverr Workspace Account erstellen

11. Führe einen dauerhaften Prozess ein:

Wenn du den ersten Stein ins Rollen gebracht hast, erstelle dir am besten ein Excel Sheet, in welchem du festhältst, wie viel Arbeit ein Freelancer übernimmt, was er kostet und versuche einen längeren Zeithorizont zu planen. Falls du die Verwaltung davon abgibst, trage den Verantwortlichen ein und prüfe trotzdem von Zeit zu Zeit, ob alles noch passt.

Die Reihenfolge der Arbeitsschritte muss klar definiert werden. Das bedeutet, dass bereits vor einem Auftrag und auch danach klar die Verantwortlichen für die Weiterverarbeitung oder Sicherstellung von fertigen Schritten festgelegt werden sollten.

12. Übergebe das Briefing, die Abnahme und den QA Prozess an einen Mitarbeiter:

Der Vorteil eines Projekt-Management-Tools wie Fiverr Workspace ist, dass der Prozess klar notiert und überschaubar ist. Dies liefert dir die perfekte Grundlage dafür, einen Dritten einzubinden und den Kommunikationsweg, also die Verwaltung und den Abnahmeprozess abzugeben.

Hierfür kannst du einen Mitarbeiter einbinden oder aber einen virtuellen Assistenten, welchen du ebenfalls über Fiverr finden kannst. Beides sind legitime Varianten. Die erstere ist meist vertrauenswürdiger, die zweitere günstiger.

Durch diesen Schritt kannst du dann am Ende wirklich von Automation sprechen, da du ALLE Arbeitsschritte übergeben hast und nichts mehr damit zu tun hast. Nur mit den Profiten! 😉

13. Betrachte nach einiger Zeit den Prozess rückwirkend von außen und optimiere ihn:

Als letzten Schritt, gilt es nun, die Aufwände für die Briefings, die QA und die Kommunikation mit dem Freelancer zu verkürzen.

Wie kannst du ihm die Aufgaben einfacher und leichter zusenden, ist es vielleicht möglich immer das gleiche Briefing zu versenden? Sind bestimmte Arbeitsschritte eventuell überflüssig?
Funktioniert ein Teilbereich nicht? Stampfe ihn ein! Versuche dafür lieber etwas Neues oder skaliere funktionierende Bereiche.

14. Skaliere bei Bedarf das Volumen hoch und spanne weitere Personen ein:

Wenn du mit Fiverr outsourcst, ist es wichtig in kleinen Schritten langsam vorzugehen, da vieles am Anfang stockt. Es können viele Probleme auftreten, wie etwa, dass ein Freelancer schlechte Arbeit abliefert und ausgetauscht werden muss, nicht erreichbar ist oder keine Verfügbarkeit hat.

Mein Tipp:
Fange mit 1 oder 2 Freelancern an, welche du immer stärker einbindest mithilfe einer Subscription oder einer mündlichen Abmachung für einen bestimmten Zeitraum. Dies gilt es erst einmal zu stabilisieren und wenn du so weit bist, kannst du das Ganze verdoppeln und auf 3-4 Mitarbeiter aufstufen. Schneller solltest du erst mal nicht vorangehen, da der Prozess sonst instabil wird und wesentlich komplexer.
Dies musst du aber natürlich individuell abwägen, was das Richtige für dich ist.

Fazit:

Für wen eignet sich Outsourcing?

Outsourcing eignet sich für jeden der schneller, besser oder einfacher in einem Prozess vorankommen möchte. Die Gründe hierfür können die Zeitersparnis sein, günstigere Ressourcen und auch das Abgeben monotoner oder sogar nerviger Arbeitsschritte.

• Für Unternehmen:
  Sowohl auf Mitarbeiterbasis als auch auf Managerbasis, ist es in IT-Firmen und vergleichbaren Branchen arbeitserleichternd, Outsourcing ins System einzugliedern. Ich selbst habe auch lange Jahre als Mitarbeiter für unser Team das Outsourcing mit einer Agentur gemanaged.
• Für Start-ups:
  Start-ups haben begrenzte Budgets und bedienen sich gerne an dem, was der Online-Markt als Hacks zu bieten hat. An dieser Stelle ist Outsourcing ein perfektes Werkzeug, um bestimmte Dinge schneller und günstiger zu erreichen.
• Für Einzelunternehmer:
  Als Entrepreneur und Einzelunternehmer hat man meist viele Aufgaben auf dem Tisch, wovon es sich lohnt einige abzugeben. Ich selbst habe oftmals bis zu 5 Projekte gleichzeitig am Laufen und da bietet es sich an, bestimmte Tätigkeiten nachhaltig outzusourcen.
  Anwendungs-Beispiel: Ich habe eine Webseite über Outdoor-Sport und habe mir Texter organisiert, welche nun komplett in Eigenarbeit Artikel veröffentlichen. Alleine würde ich diesen Umfang niemals realisieren können.

Meine Meinung zu Outsourcing:

Ein wichtiges Learning beim Outsourcing ist es, dass eine solche Maßnahme immer nur dann profitabel wird, wenn eine bestimmte Menge eines Auftragsvolumens oder einer Dauer realisiert werden kann. Bricht man den Prozess nach wenigen Aufträgen ab, kann sich das Outsourcing in keinster Weise lohnen.

Outsourcing aktiv zu betreiben oder zu automatisieren mag attraktiv klingen, es selbst aufzubauen und dann stabil zu halten ist aber eine große Herausforderung. Nur wer einen langen Atem beweist, setzt sich hier durch. Wer nach 2-3 Monaten nachgibt oder zu passiv wird und Dinge schleifen lässt, für den wird es sich schnell zu einem Minusgeschäft entwickeln. Und auch wer zu viel möchte, skaliert eventuell zu schnell und kommt mit Teilschritten nicht hinterher.

Der große Mehrwert der sich aber bei einem aufgesetzten und laufendem Prozess ergibt sind a) der eigene Zeit-Gewinn und b) Kosten-Einsparungen und c) die mögliche Skalierbarkeit.

Wenn du ständig neue Bedürfnisse hast und Aufträge, die nicht miteinander vergleichbar sind, eignet sich Outsourcing wohl eher nicht. Wenn du aber wiederkehrende Schritte in deinem Prozess hast, teste es doch einfach mal aus.

Für viele Unternehmen und auch Einzelunternehmer ist Outsourcing aber einfach eine Goldgrube – ich empfehle es dir zu 100 % weiter und mit Fiverr kannst du alle möglichen Bereiche abdecken. Das Thema macht einfach Spaß und das Erschaffen von Prozessen und Systemen ist super spannend!

Hast du schon Pläne?

Buche ein Coaching für Fiverr Outsourcing bei mir:

Wenn du Lust auf das Thema hast, aber nicht weißt, wie du starten sollst, buche gerne ein Coaching bei mir und ich berate dich oder gebe dir ein Startkonzept mit an die Hand.

Hier findest du mein Fiverr Coaching.